データベースの整理

「RPAで扱うデータ」は、人に優しく、RPAにも優しくしておくべし!?

Dog
ねぇ、RPAって入れてすぐ使えるの?
Robo
すぐって?
Dog
うん、ライセンスを購入したその日にって意味で。
Robo
そうだねぇ、答えとしては「自動化する業務と会社の規模による」という感じかな。
Dog
どういうこと?
Robo
例えばRPAエンジニアとして会社に派遣された場合、どの部分をRPAに代行させるのか?といったことを分析し、ロボットを作り、テスト運転し、その後初めて正式運用ということになるんだ。
Dog
へぇ、結構手順を踏むんだ。
Robo
そう。でもRPAの操作に精通した人で、自社で自由にやれるのであれば、会社のシステムに影響の少ないところからロボットを作っていくということは出来るよね。
Dog
なるほど。
Robo
一昔前にあった「エクセルのマクロ」なんか、そんなノリだったと聞いているけど。
Dog
そうなんだ。
Robo
うん。でも多くの会社で、業務に必要だけど管理できていない「負の遺産」として扱いに困っているエクセルマクロの話は、よく聞くよ。RPAも同じ運命を辿らないといいけど(苦笑)

 

RPA(Robotic Process Automation)は、会社のどこで使われるのか?

RPAの使われる「場所」というのは、多くの場合、「バックオフィス」です。

バックオフィスとは?
企業などの組織において、事務・管理業務などを担当し、顧客に直接対応するフロントオフィスを支援する部門。
人事・経理・総務・情報システム管理部門など。間接部門。 (デジタル大辞泉より)

 

最近では、「フロントオフィス」にRPAを使う企業も増えてきてはいますが、やはり「バックオフィス」の割合の方が多いでしょう。

では、バックオフィスにおいて、どんなデータ&形式が扱われているのでしょうか?

答えを言えば、「テーブル形式」のデータです。

簡単に言えば、エクセルシートで処理されるようなデータですね。

行と列で出来ているアレです。

そういったこともあり、RPAソフトにおいては、エクセルシートやCSVファイルを読み込み、加工・編集する機能が多数あるのが普通です。

 

ここからが本題です。

では、どんな企業においても、RPAを入れてすぐに本番稼働しても大丈夫なのでしょうか?

というか、すぐに本番稼働できるものなのでしょうか?

 

実は、そうもいかない企業も少なくありません。

会社やデータによっては、扱いづらいデータというのがあるのです。

一見、人間から見ると問題ないようなデータも、コンピュータにとっては扱いが厄介であるデータのまとめ方をしているのです。

ここでは2つ、挙げてみたいと思います。

 

RPA上で扱うデータで気を付けるべきこと

■1枚のシートに、複数のテーブルが存在する

人間にとっては、いちいち複数のシートを行ったり来たりしなくても良かったり、1枚の紙にプリントアウトできたりして、便利に感じるかもしれません。

しかし、コンピュータ上で扱う時には、操作ミスを誘発しやすかったり、管理が複雑になるので、お勧めできません。

データベースの基本として、「1シート1テーブル」なのです。

複数テーブル

 

また、請求書をエクセルシートで作成している企業も少なくありませんが、これも1ブックに沢山の企業の請求書を作っている企業も見かけます。

これもまた、あまり感心できません。

人間にとっては、「請求書はこのエクセルブックに全部入っている!」という安心感と利便さはありますが、1つのブック内を行ったり来たりしていると、自然と会社名や数字を打ち間違ったりするものです。

お恥ずかしい話ですが、私個人も作業途中に別の作業が入ったりした時、頭の中のメモリが上手く上書きされずに、普段ではありえないと思えるような失敗も経験があります(汗)

ここでもやはり、「人は間違いを犯す生き物」という前提で、ミスの確率を下げるべくルールを作るべきです。

 

■その企業独特の記述方法は避ける

何のことかというと、例えば、テーブル上のデータにおいて「機種依存のマークを利用する」とか、「セルの結合を使う」とか、「空行や空列がある」といったものです。

「えっ? これってうち独自なの?どこでもやっているんじゃないの!?」と思われたかもしれません。

残念ながら、それはスタンダードではありません。

そのデータベースを最初に作った人、もしくは時間の流れの中でそういったことがする人が出てきたのかもしれません。

過程はともかく、今現在そういったデータがあるのであれば、修正した方が良いでしょう。

 

また、大雑把な人だと、「全角/半角」の区別なく、入力している場合があります。

これまた、コンピュータにとっては優しくありません。

コンピュータにおいて、全角と半角は別物として扱われますので、沢山のデータになればなるほど、そういったものが混ざっていると、うまく区分けできないのです。

ちなみに、全角半角って、日本語独特なのですね。

海外(少なくとも英語)では、全角のアルファベットなんて存在しないそうですよ。

 

以上、2つ挙げてみましたが、整然としていないデータをデータベースやRPAで利用する場合、うまく処理できないのです。

データベースを生業とする人達は、最初にデータのクレンジングという作業を行います。

そこで上記のようなコンピュータに優しくないデータを整理することになるのですが、その量によっては簡単ではありません。

複数のシートを生成・削除、編集などしていると、人間ですからミスしてしまうこともあり得ます。

ミスを減らす工夫としては、出来る限り人の手を入れないというのが、コンピュータエンジニアの基本でもあります。

そのため、仕方なく処理する際にはツールを使ったりします。

でもまあ、そもそもRPAに使うかどうは別にして、データベースとして扱われるものは社内において統一されたルールを作成し、それに則って運用していくということを徹底しておくことが一番ですね。

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