交通費チェック

RPAの事例 ~交通費のチェック~

RPA(Robotic Process Automation)を既存のサービスと比較した場合、代表的な差異は

『アプリケーションをまたいで自動化できる』

ということだと思います。

アプリケーションをまたがないのであれば、そのアプリケーション単体の機能で用が足ります。

エクセルなどは、その代表的なものでしょう。

 

今回ご紹介する「交通費申請書のチェック」などは、RPAの素晴らしさを実感するのに適した例だと思います。

ココが分かると、RPAで出来ることの概要が掴めるのではないでしょうか。

 

■スタッフから提出される「交通費申請書」のチェック

営業スタッフを抱える多くの会社において、「交通費」というのは後払いになっていると思います。

それを月末、もしくは月初に提出して貰い、担当部署の方で「駅名」や「金額」に間違いがないかをチェックする。

そんな作業を毎月行っていると思います。

通常の手順であれば、

①交通費チェックのサイトを開く

②スタッフから提出された交通費申請書を開く

③交通費チェックのサイトに「駅名」を入力し

④「最も安い金額」と「申請書に書かれた金額」を照らし合わせる

⑤もし、相違があれば、訂正する

おおよそ、上記の作業で間違いないと思います。

 

そんなに難しいことを行っている訳でありませんが、件数が多くなると、とても時間の掛かる作業だと思います。

同じ画面をずっと見ていると、頭がボーとしてきませんか?

気が付けば、無意識のレベルで作業を行っていて、時折チェックミスとかしていませんか?

数十円、数百円の間違いを訂正するために、スタッフの時間をそれ以上に費やしていませんか?

 

そうはいっても、社内においてお金の勘定はとても大事です。

ノーチェックで通すようになると、いずれ金額を誤魔化す人も出てくるでしょう。

そして、最終的には顧客や上司に平気で嘘をつくようになるかもしれません。

 

ちょっと話が飛躍しましたが、RPAでは上記の作業を自動化できます。

現在利用している交通費申請書のひな型が、エクセルシートであれば、そこに「〇」や「×」を入れて、一瞬にして判別できます。

場合によっては、「×」の入っているエクセルシートだけをピックアップするまで、RPAで出来ます。

 

最後に、日本でNO.1シェアを誇るRPAソフトである「WinActor」で作成した「交通費申請書のチェック」ロボットを走らせてみました。

RPAが実際に動ている画面を見たことが無い!という人も少なくないと思います。

この動画を見ると、

「へぇー、RPAの処理って速いんですね!」

という人と、

「思ったより、時間が掛かるのですね!」

という人に分かれると思います。

特にこの作業において、時間が掛かるのは、ブラウザを開いたり、閉じたりする部分ですね。

該当の項目が表示されるまで、RPAはずっと待っているのです。

これはRPA云々ではなく、インターネット環境とブラウザの起動スピードの問題なので、どうしようもないところです。

ただ、人間が実際に行う作業の部分(読取や入力)に関して、人が太刀打ち出来ないレベルであることは認識して頂けると思います。

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